Medziľudská komunikácia je dôležitá vždy, sú však isté oblasti, kde od nej závisí naozaj veľa. Napríklad počas štúdia alebo neskôr v práci.
Nech už budeš študovať či pracovať kdekoľvek, je dôležité, aby ti kolegovia, spolužiaci či učitelia rozumeli. História je plná smutných príkladov toho, ako aj tímy šikovných ľudí a talentov stroskotali na nefungujúcej komunikácii.
5 zásad zrozumiteľnej komunikácie, ktoré platia pre písané aj hovorené slovo
Vedieť odovzdať informácie tak, aby ich druhá strana bez problémov pochopila zamýšľaným spôsobom, je na akademickej pôde aj na pracovnom trhu jedna z najcennejších schopností. Či práve píšeš diplomovú prácu, skupinový projekt, report pre šéfa, rozprávaš sa so zákazníkom či docentom, alebo niečo niekde prezentuješ.
1. Omáčku nechaj na cestovinách
Určite si aj ty počul či počula niekoho, kto síce pri nejakej príležitosti rozprával naozaj veľa, ale pritom v skutočnosti povedal žalostne málo (ak sleduješ tlačovky politikov, tak vieš, ktorá bije).
zdroj: giphy.com
V komunikácii vždy zvíťazí kvalita nad kvantitou.
Čo to znamená v praxi?
Sústreď sa na stručnosť, vecnosť a pointu. Ak informácia nemá žiadnu výpovednú hodnotu a neslúži ani na dotvorenie kontextu, dvakrát zváž, či ju spomenieš. Nezáleží pritom či komunikuješ osobne, firemným mailom alebo píšeš seminárnu prácu.
Namiesto:
„Feri, chcel som s tebou pokecať zajtra ráno o viacerých veciach, aj pracovných, kvôli tomu mítingu. Vieš, čo ho organizuje Zdenka z účtovného, má to byť o faktúrach či nejaká prednáška. No proste – chcel som si ráno prejsť nejaké veci o tom klientovi, pamätáš, čo tu bol minule a rozlial kávu a sme sa na tom strašne bavili. No pri ňom nejaké nezrovnalosti boli so zmluvou a faktúrou. Budeš to stíhať?”
Povedz radšej:
„Feri, vieme sa zajtra ráno stretnúť o ôsmej na 15 minút? Rád by som si s tebou prešiel zmluvu a faktúry pána Nováka, aby som sa pripravil na Zdenkinu poradu.”
Čím menej zbytočných „ozdôb” má tvoja informácia, tým je zrozumiteľnejšia. Znaky a strany do svojej práce síce nezískaš, ale o to kvalitnejší text vytvoríš.
2. V jednoduchosti je krása
Uhádni, čo sa skrýva v nasledujúcej definícii:
Malé konkávne teleso s úchytom, spravidla v podobe útvaru s kruhovou základňou a oblým plášťom, slúžiace na transport látok, ktorých charakteristickou vlastnosťou je prispôsobenie sa tvaru média, v ktorom sú lokalizované.
zdroj: tenor.com
Vieš? Nevieš?
Je to hrnček.
To, že ovládaš cudzie a odborné výrazy neznamená, že ich za každú cenu aj musíš používať. Človek, s ktorým vedieš dialóg, im totiž nemusí rozumieť.
Keď opisuješ a vysvetľuješ, používaj jednoduchý spisovný jazyk. Pamätaj, nepíšeš pokračovanie piesne Komplikovaná od Polemicu.
Pozor! Na akademickej pôde je, najmä pri písaní a výskume, istý štandard, ktorý musíš dodržiavať. Ak si to charakter tvojej seminárnej práce vyžaduje, tak odbornosť je na mieste.
Aj vtedy si však daj záležať na tom, aby sa hlavná myšlienka nestratila pod terminologickým nánosom.
3. Nie všeobecnosť, ale konkrétnosť
Predstav si, že ti v schránke pristane takýto e-mail od školiteľa k tvojej bakalárskej práci: „Zajtra príďte okolo ôsmej na katedru slovenského jazyka. Porozprávame sa.”
Zdroj: canva
Vidíš nedostatky? Zaostrime na ne:
⏰ „Okolo ôsmej.” – je to 07:45, 08:00, 08:11, 08:20? Najmä pri časoch je konkrétnosť mimoriadne dôležitá. Nechceš totiž nič zmeškať, ale ani prísť zbytočne skoro a čakať na ostatných.
📍 „Na katedru slovenského jazyka.” – v poriadku, ale čo keď má 4 kancelárie a jednu zasadačku?
🗣 „Porozprávame sa.” – bŕŕŕ, volá ma na koberček? Urobil/-a som niečo správne, či nesprávne? Budem musieť prepísať celú prácu? Ako sa pripraviť?
Ak odovzdávaš druhej strane akúkoľvek informáciu, nenechávaj žiadny priestor na dezinterpretáciu. Nebuď ako tento fiktívny školiteľ. Vsaď na konkrétnosť a jednoznačnosť.
4. Používaj činný rod
Pamätáš si ešte na rozdiely medzi činným a trpným slovesným rodom?
Trpný rod je toto: Mail bol odoslaný šéfom všetkým zamestnancom.
Činný zase toto: Šéf odoslal mail všetkým zamestnancom.
Činný rod je zrozumiteľnejší, dynamickejší a spravidla aj stručnejší. Kladie dôraz na činiteľa deja (v tomto príklade je ním šéf), nie na objekt, ktorý je činiteľom zasiahnutý (v príklade mail). Začítaj sa do kvalitnej prózy a uvidíš, že v nej dominuje činný rod. Dej je vďaka nemu pútavejší, jasnejší a zrozumiteľnejší.
Ak chceš takto komunikovať, odporúčame ti používať ho tiež.
5. Pýtaj si spätnú väzbu
Žiaden človek nedokáže dať toľko spätnej väzby človeku, ako dokáže dať len človek človeku.
Ehm, alebo inak povedané: pýtaj si spätnú väzbu, hovorovo feedback, vždy, keď je to možné. Máločo ťa v pracovnom, študijnom aj osobnom živote dokáže posunúť viac, ako konštruktívny názor druhej strany.
Ako na to?
Prvým krokom k získaniu spätnej väzby je opýtať sa, či má druhá strana nejaké otázky. Prostredníctvom nich dokážeš identifikovať a odstrániť prípadné nejasnosti.
Pri druhom aspekte spätnej väzby sa pýtaš ty. Konkrétne na názor ľudí: „Som dostatočne zrozumiteľný či zroumiteľná? V čom sa môžem zlepšiť? Chýbalo v mojej prezentácii/seminárke/príhovore niečo, alebo tam bolo niečo navyše?”
Ak je na tomto svete niečo, čo ľudia mimoriadne radi dávajú, je to spätná väzba iným. Tak z toho vyťaž maximum, odfiltruj konštruktivitu od špliechania a posúvaj sa ďalej.
Konštruktívny feedback je podnetný a vecný, bez zbytočnej emocionality.
Bonusový tip: opakujte po mne!
Ak niekomu odovzdávaš veľa informácií naraz, alebo ide o komplikovanejšiu záležitosť, neboj sa na záver pripojiť krátku rekapituláciu. Napríklad takto:
Zásady zrozumiteľnej komunikácie
👉🏻 stručnosť bez omáčok
👉🏻 jednoduchý jazyk
👉🏻 konkrétnosť
👉🏻používanie činného rodu
👉🏻 spätná väzba
